Кому підійде програмний РРО: як почати працювати з ПРРО та скільки це коштує

Програмний PPO: кому підійде, як працює, скільки коштує?

Держава поступово починає вводити фіскалізацію майже всього підприємницького бізнесу. Перед тим як перейти до покупки, варто дізнатися, коли і яким підприємствам знадобиться касовий апарат, щоб обслуговувати своїх клієнтів і не піддаватися штрафам. Підприємець також має знати, які типи обладнання існують взагалі. А їх лише два – це класичні касові апарати та ПРРО, такі як Checkbox. 

Також важливо, щоб модель касового обладнання відповідала завданням вашого бізнесу. В даний час касовий апарат не завжди потрібний. Продаж певної категорії товарів та послуг звільняється від обов'язку вести облік через застосування касових апаратів.

Кому потрібна каса в 2021-2022

Підприємець також має знати, коли та кому знадобиться касовий апарат, щоб не потрапити під штрафи. ФОП-загальносистемники вже давно використовують РРО на загальних підставах. Для ФОП-єдиноподатників раніше існували послаблення, але з нового року вони закінчуються. З 01.01.2022 всі ФОП 2, 3, 4 груп ЄП зобов'язані використовувати РРО при проведенні розрахункових операцій - незалежно від обороту та видів діяльності. В яких основних випадках використання РРО не потрібне:

• якщо ви працюєте як ФОП 1 групи (з лімітом 1,085 млн. грн.);
• якщо ви приймаєте оплату з рахунку на рахунок (без використання банківських карток);

Якщо ваш випадок не підпадає під ці винятки, ви повинні використовувати РРО. Але є й добрі новини. Закон дозволяє використовувати замість дорогих та незручних касових апаратів прості та дешеві в обслуговуванні програмні РРО.

Процес роботи з програмним РРО

ПРРО - це спеціальна програма або додаток, яка виконує ті ж функції, що й стандартна касова техніка. Вона дозволяє формувати віртуальні чеки та відправляти документи з продажу безпосередньо до податкової служби через фіскальний сервер.

Таку програму можна встановити не лише на комп'ютер, а й на планшет, смартфон та банківський POS-термінал. Мобільний додаток Чекбокс дозволяє формувати чеки навіть у вашому смартфоні, що завжди знаходиться під рукою. Це робить його дуже зручним у користуванні малим бізнесам, у тому числі з кур'єрською доставкою, тому що немає необхідності використовувати жодну додаткову техніку та обладнання.

Говорячи простими словами, встановлений на пристрій ПРРО забезпечує такі функції:

• відправлення даних щодо кожної проведеної операції на сервер ДПС;
• зберігання електронних документів у внутрішній пам'яті пристрою.

Купівля програмного РРО значно полегшує роботу з касовим обладнанням. Якщо ви хочете продовжувати використовувати звичайний касовий апарат разом із програмним РРО на одній торговій точці, це можливо на різних касах. Але якщо ви хочете перейти на користування лише ПРРО, то стандартну касу необхідно зняти з обліку у податковій.

Як почати працювати з ПРРО

Пояснимо на прикладі найпростішого та найпопулярнішого ПРРО - Чекбокс, який інтегрується з багатьма системами автоматизації бізнесу (наприклад, Iconx CRM, QsystemCRM, Bitrix24 CRM). Щоб почати працювати з цією програмою, потрібно:

• отримати електронний підпис (ЕЦП/КЕП) - це можна зробити абсолютно безкоштовно, наприклад, Приват24;
• зайти на сайт ПРРО Checkbox та пройти просту реєстрацію;
• в особистому кабінеті Checkbox створити торгову точку, касу та касира (у податкову йти не потрібно, всі дані підтягуються автоматично);
• все можна вибивати перший чек.

Чекбокс проектувався таким чином, щоб почати працювати з ПРРО могла людина, яка ніколи раніше не стикалася з касами. Кожен крок інтуїтивно зрозумілий та супроводжується підказками системи. Після виконання всіх вищеописаних пунктів можна сміливо працювати з програмою. А якщо виникнуть питання, служба підтримки буде рада допомогти вам з 07:00 до 01:00.

Використання ПРРО має переваги. Серед них такі:

• немає необхідності купувати додаткову техніку та обслуговувати її, знадобиться тільки найпростіший принтер, якщо ви плануєте видавати паперові чеки;
• здатний працювати навіть офлайн (до 36 годин поспіль), запас для роботи без інтернету – 2000 чеків;
• вся фінансова звітність створюється автоматично;
• можна сформувати як звичайні паперові, так і електронні чеки (останні можна легко показувати на екрані, або відправляти на пошту чи месенджери);
• ви зможете контролювати всі каси, відкриття та закриття змін з одного облікового запису;
• повна статистика з продажу за будь-який період завжди буде під рукою, у тому числі квартальні обороти.

Вартість обслуговування програмного РРО

Існує два типи ПРРО: 

• безкоштовна - надається податковою службою;
• платні версії різних компаній.

Безкоштовна програма розрахована виконання лише базових функцій розрахункових реєстраторів. Розібратися в установці та використанні непросто, але можливо. Наявний функціонал задовольнить не всіх користувачів малого та середнього бізнесу, для великих ресторанів або магазинів з великим обсягом номенклатурних позицій краще розглянути варіант спеціалізованих програмних продуктів. Завантажити безкоштовну версію можна на веб-сайті ДПС. Як універсальне рішення для будь-якого бізнесу більше підійде платний ПРРО (наприклад, Checkbox коштує 149 грн. на місяць). Деякі виробники дають можливість тестувати свій продукт. Зокрема, у Checkbox перший місяць буде безкоштовний, а другий, якщо вас запросили за реферальним посиланням, коштуватиме лише 49 грн. Коли наступного разу купуватимете якийсь товар, зверніть увагу, який РРО використовувався - програмний чи класичний. Такі великі мережі, як Фокстрот, АТБ, Епіцентр, Synevo, Інтертоп та багато інших вже давно використовують програмні каси.

Малому та середньому бізнесу при виборі реєстратора розрахункових операцій також вигідніше використовувати програмний РРО, так як він виходить набагато дешевше за вартістю, а за зручністю та можливостями суттєво перевершує стандартні касові апарати.